Die Kunst des guten STWEG-Protokolls


Die Wichtigkeit von Protokollen bei Eigentümerversammlungen wird unterschätzt. Häufig ist das Protokoll noch der lästige Abschluss eines Verwaltungszyklus und der Verwalter ist froh, dass die Versammlung endlich hinter ihm liegt.

In den Protokollen werden jedoch nicht nur einfach Beschlüsse festgehalten, sondern sie sollten auch dazu dienen, in x Jahren die Meinung der Gemeinschaft bezüglich eines Beschlusses klar wiedergeben zu können auch insbesondere hinsichtlich der Fragen von Erneuerung, Rückbau oder allfälliger Eigentumsübertragungen.

Beispielsweise wurde einem Eigentümer an einer Versammlung vor über 20 Jahren gestattet, dass er ausserhalb seines Gartensitzplatzes, also auf dem Boden der Allgemeinheit, einen Cheminée-Ofen fest errichten darf. Spätestens dann, wenn dieser Cheminée-Ofen ersetzt werden muss oder wenn die Gartenwohnung verkauft wird, stellt sich heraus, ob das Protokoll seinerzeit aussagekräftig genug formuliert wurde, damit die Auswirkungen des damaligen Beschlusses auf den heutigen Zeitpunkt klar festgehalten wurden.

Auch muss man sich bewusst sein, dass das Protokoll die Grundlage bei einem Streitfall bilden wird. Unklar oder ungenügend formulierte Protokolle bieten Boden für unterschiedliche Interpretationen eines Beschlusses und müssen unter Umständen durch eine Gerichtsinstanz entschieden werden.

Der Druck auf den Protokollschreiber, während einer turbulenten Versammlung noch die wesentlichen Punkte festhalten zu können, ist hoch. Nicht selten sind auch schlecht vorbereitete Versammlungen oder im Vorfeld nicht genügend durchdachte Traktanden Ursache dafür, dass dem Protokoll während der Versammlung zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt werden kann.

Ein gutes Protokoll beginnt in der Vorbereitung. Das Seminar «Souveräne Sitzungsleitung» hilft zu lernen, auch bei schwierigen Versammlungen kühlen Kopf zu bewahren. Zudem wird vermittelt und in praktischen Übungen vertieft, wie ein Protokoll geführt werden muss, dass es auch in Zukunft als klares Entscheidungspapier dienen kann.

Seminare: Souveränge Sitzungsleitung von STWEG-Versammlungen

Dienstleistungen: Unterstützung in Sitzungsleitung und Administration

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